Dans les professions immobilières, les écrits réalisés ont de très nombreux enjeux :

  • Enjeux commerciaux : attirer les prospects vendeurs, acquéreurs, locataires…
  • enjeux juridiques : l’écrit est un moyen de preuve. Il est obligatoire dans de nombreuses hypothèses, il doit le plus souvent contenir des mentions obligatoires. Seules les règles génériques de présentation et de rédaction seront exposées ici. Les principales dispositions juridiques ou commerciales sont présentées dans les cours de transaction ou de gestion.

1- Les règles de rédaction et de présentation des écrits professionnels

La rédaction

La rédaction des écrits professionnels doit être réalisées avec un grand soin, la compréhension du message et donc la réussite de communication en dépend. Tu dois donc notamment prendre en compte :

  • Les informations à transmettre. Le message à transmettre doit être concis, clair et précis. Il ne faut pas donner d’informations inutiles, avec des mots ou des phrases équivoques. Pour déterminer les informations à transmettre on peut utiliser la méthode du QQOQCP.
écrits professionnels
  • La structure du message. Le texte doit être organisé, selon un plan pensé et présenté en paragraphe distinct, avec une introduction, un développement, et une conclusion.
  • Le langage utilisé. Il faut être attentif au niveau de langue, aux règles d’orthographe et de grammaire, à la ponctuation, au vocabulaire…
  • La courtoisie. Des titres de civilité et des formules de politesse doivent être utilisés, et adaptés à l’interlocuteur concerné.
  • Madame → Mme
  • Mesdames → Mmes
  • Monsieur → M.
  • Messieurs → MM.
  • Maître → Me
  • Maîtres → Mes

La présentation

L’emplacement des différentes parties des écrits professionnels respecte des règles propres à chacun des documents concernés. Il faut de plus en plus soigner la présentation générale de l’écrit considéré et la rendre attrayante en respectant notamment ces quelques principes :

  • Hiérarchiser et séparer les différentes parties du texte
  • uniformiser la présentation
  • utiliser les enrichissements typographiques si besoin
  • appliquer la charte graphique de l’agence

2- Les écrits professionnels

La lettre

L’AFNOR propose une normalisation de sa présentation mais assez souvent les agences immobilières tout en respectant ce formalisme l’individualisent en fonction de leur propre charte graphique.

Le procès verbal

Le procès verbal est utilisé et obligatoire dans le cadre de l’assemblée générale de copropriété (voir chapitre 9 Gestion de co) dont il doit rendre compte auprès des copropriétaires opposants et défaillants.

On y retrouve notamment les mentions suivantes :

  • Les lieux et dates de rédaction
  • les fonctions, noms et signatures des membres du bureau
  • un titre
  • le déroulé de l’ordre du jour
  • les dates et heures du début de fin

Le courriel

Son formalisme est moindre que pour les courriers traditionnels (la formule de politesse peut par exemple se limiter à un simple « cordialement« ). Néanmoins les règles de syntaxe, d’orthographe et de grammaire doivent être respectés. Ce type d’écrit est approprié pour des messages assez brefs.